DESCRIPTION DU MILIEU
Structure de communication formelle
L’environnement analysé dans ce travail de synthèse est celui des Forces canadiennes dans lequel j’évolue. La structure de communication est majoritairement de type formel pour ce qui est des communications.
Les rôles principaux des modes de communications actuels sont d’informer, de motiver, de rassembler et de présenter divers acteurs attachés à l’organisation. La forme est majoritairement descendante où la hiérarchie transmet les informations et communiqués vers ses membres et l’ensemble du personnel.
Une forme latérale existe pour faciliter les relations entre les services, départements et projets afin partager des informations et favoriser la collaboration.
Des initiatives de communication ascendante sont disponibles pour informer la haute direction sur de multiples sujets telle l’Opération HONOUR qui a pour but d’enrayer les comportements sexuels dommageables et inappropriés et pour obtenir de nouvelles idées innovatrices via des programmes comme Innovation pour la défense, l’excellence et la sécurité (IDEeS).
Structure de communication informelle
Dans les initiatives de collaboration et de communication informelle, deux produits, que je considère comme manquant de rayonnement, sont présentement disponibles pour supporter les besoins des ministères fédéraux. Les deux produits principaux, de la suite d’OutilsGC, proposés sont GCpédia et GCconnex. Ces produits favorisent les relations symétriques.
GCpédia est un wiki interne utilisé par le gouvernement du Canada pour la collaboration et le partage de connaissances. GCpédia n’est accessible qu’aux employés du gouvernement du Canada. GCpédia a été utilisée comme plate-forme pour rédiger, publier et distribuer des procès-verbaux de réunions, créer des tableaux de bord sur l’avancement de projets, rédiger en collaboration des documents interministériels, faire des remue-méninges et créer des documents d’information basés sur un wiki.
GCconnex est un réseau professionnel et un espace de travail collaboratif pour tous les employés de la fonction publique fédérale. Il permet aux gens de se connecter et de partager de l’information, en tirant parti de la puissance du réseautage vers un service public plus efficace. Il offre des communautés en ligne dynamiques où les fonctionnaires peuvent collaborer à des projets, bloguer, discuter par messagerie instantanée, mener des discussions et poser des questions.
Utilisation d’Internet et des médias sociaux
L’utilisation des divers réseaux y compris Internet est permise pour communiquer à l’externe, accroître la productivité, la communication, la collaboration et le partage afin d’appuyer l’innovation. Une Politique sur l’utilisation acceptable des dispositifs et des réseaux est entrée en vigueur le 1er octobre 2013 et a remplacé la Politique d’utilisation des réseaux électroniques (datée du 12 février 1998). Les buts recherchés de cette directive sont que :
- Les personnes autorisées utilisent les dispositifs et réseaux électroniques du gouvernement du Canada de façon acceptable.
- Les personnes autorisées ont un accès ouvert à Internet, y compris aux outils et services externes et du gouvernement du Canada relatifs au Web 2.0, conformément à la Politique sur la sécurité au gouvernement.
Une structure de communication avec les technologies des médias sociaux internes existe. L’utilisation des technologies des médias sociaux internes sont acceptés et régie à l’intérieur des Directives et ordonnances administratives de la défense (DOAD) 6002-7. Ces technologies sont majoritairement des blogues, des wikis, des communautés de pratique et des forums. Les besoins autorisés par l’utilisation de ces technologies sont :
- d’améliorer le rendement des services et d’intégrer la prestation des services;
- d’améliorer l’efficacité dans la préparation, l’accessibilité et la diffusion de l’information;
- de favoriser les communications interactives et de faciliter la consultation lors de l’élaboration et de la mise en œuvre de politiques, de programmes, de services et d’initiatives.
Les responsabilités des directions, leaders communautaires et membres sont clairement établies dans les directives ainsi que des politiques telles la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les langues officielles.
Les Forces canadiennes et le ministère de la Défense nationale sont présents sur les réseaux sociaux afin de diffuser des renseignements sur les dernières nouvelles et d’informer le public de ses activités. Les applications de médias sociaux sont diversifiées et représentent la Défense nationale et les diverses branches. Les principaux médias sociaux sont les suivants:
Un autre but visé par l’utilisation des médias sociaux par l’organisation est d’informer et de supporter ses membres. L’organisation ayant cette responsabilité sont les Services de bien-être et moral des Forces canadiennes (SBMFC). Ils sont chargés de l’exécution de certains programmes, services et activités de bien-être et de maintien du moral tels les programmes de soutien du personnel et les centres de ressources et services pour les familles militaires.
En plus de la DOAD 6002-7, des Termes et conditions envers les médias sociaux sont présentées au public afin d’établir certaines règles telles:
- le fonctionnement envers les commentaires et échanges;
- la protection des renseignements personnels; et
- la gestion des droits d’auteurs.
Les politiques d’encadrement
Une attention importante de l’organisation repose sur la Politique sur la sécurité au gouvernement. Elle encadre les stratégies permettant de s’assurer de « l’appui de l’exécution des programmes et de la prestation des services fiables du gouvernement du Canada ainsi que de la protection des renseignements, des particuliers et des biens, et donne à la population canadienne, aux partenaires, aux organismes de surveillance et aux autres intervenants une assurance au regard de la gestion de la sécurité au sein du gouvernement du Canada ».
La pérennité actuelle de la structure de l’organisation repose des objectifs stratégiques basés sur la qualité des services, la sécurité, la valeur et la souplesse (Le Plan stratégique de la technologie de l’information du gouvernement du Canada 2016-2020).
La Défense nationale reconnait que les « forces armées modernes dépendent de réseaux et de données pour planifier et exécuter leurs missions. L’essentiel de ce qui donne aux forces armées occidentales leur avantage technologique et tactique dépend de systèmes spatiaux et d’outils agiles de technologie et de gestion de l’information permettant de rassembler et de manipuler des quantités importantes d’information » (Politique de Défense du Canada). L’augmentation des connaissances et applications dans le cyberespace permettront de contrer les menaces et d’exploiter les vulnérabilités dans l’application de la sécurité. De plus, en « raison de la cadence rapide de l’évolution technologique, il faut que les systèmes juridiques et de gouvernance nationaux et internationaux s’adaptent de façon efficace et en temps utile ».
TENDANCES OBSERVABLES
Modification des habitudes d’information
Il n’est pas rare de voir les supports à journaux et les bibliothèques demeurer presque pleins jusqu’à la prochaine publication. La lecture des médiums imprimés et des communiqués sur les babillards ne sont plus suffisante pour rejoindre les auditeurs. De nos jours, les militaires utilisent leurs téléphones intelligents pour consulter les dernières nouvelles.
Transition des médias
Afin de s’ajuster è la clientèle, une tendance que j’observe est de délaisser ces médias traditionnels pour l’utilisation des médias sociaux comme moyen pour rejoindre son auditoire. De plus, la rapidité de présenter les activités, évènements, opérations et initiatives permet de contrôler et structurer le message provenant de l’organisation.Cette présence sur les médias sociaux réduit les niveaux hiérarchiques entre les organisations, les membres, les familles et la population canadienne.
Il est commun dans les rencontres de familles et d’amis que ceux-ci soient aux faits de nos activités au Canada et à l’étranger. Dans le passé ces informations étaient transmises majoritairement par ses membres.
Gestion de la réputation et d’influence
La gestion et la surveillance de son e-réputation sont des tendances observables. Des thématiques comme la protection de l’environnement, le respect et la perpétuation des traditions, l’intégration des premières nations, des minorités, le respect en matière d’égalité entre les sexes sont soigneusement présentés pour prouver le respect dans les valeurs canadiennes. Ces publications ont comme objectifs d’influencer les perceptions et habitudes des militaires vers des valeurs acceptables pour l’organisation. La culture de l’organisation a été réprimandée dans les dernières années et ces messages sont on des éléments favorisant cette obligation de changement.
Les articles pour rejoindre l’auditoire sont optimisés par l’utilisation des médias sociaux.
Supporter les troupes
Le support pour les familles et celui des militaires envers les problématiques médicales de type physique ou psychologique sont grandement présentés dans les publications dans les médias sociaux. Dans le passé, ces informations étaient transmises directement aux militaires et très peu aux familles et des personnes qui les côtoient. De plus, un volet de prévention tels les bonnes pratiques dans les entraînements physiques , la nutrition, la sensibilisation aux dépendances, les problématiques financières sont grandement diffusés. Les médias sociaux sont utilisés comme un multiplicateur de force dans la sensibilisation des problématiques et des services disponibles.
VOLONTÉS SOUS-JACENTES À CES TENDANCES
Droits et obligations des militaires
L’utilisation des médias sociaux est encouragée et doit se faire dans le respect. L’utilisation des médias sociaux peut devenir une lame à doubles tranchants. La liberté d’expression a des limites et il n’est pas permis de partager l’ensemble de ses états d’âme. L’utilisation des médias fait partie de la vie publique et une obligation de loyauté est exigée. Les Ordonnances et règlements royaux applicables aux Forces canadiennes (ORFC) article 19.14 traite des Commentaires déplacés sont utilisés pour encadrer les propos tenus sous toute forme de médias :
- Aucun officier ou militaire du rang ne doit prononcer des remarques ou des critiques tendant à discréditer un supérieur, sauf dans la mesure nécessaire pour présenter convenablement un grief aux termes du chapitre 7 (Griefs).
- Aucun officier ou militaire du rang ne doit faire ni ne doit dire quoi que ce soit qui :
- vu ou entendu par un membre du public, pourrait jeter le discrédit sur les Forces canadiennes ou sur l’un de ses membres;
- vu ou entendu par ses subordonnés ou porté à leur connaissance, pourrait les décourager ou les rendre mécontents de leur sort ou des fonctions auxquelles ils sont employés.
Sensibilisation sur les dangers
Comme présenté plus tôt dans la Politique de Défense du Canada , les menaces de ces nouvelles technologies ont le potentiel de changer la nature fondamentale des opérations militaires. Cette sensibilisation n’est pas d’hier et la sensibilisation sur la cybersécurité, les menaces possibles contre l’organisation, l’utilisation des médias sociaux et nos responsabilités font partie des formations annuelles obligatoires. Des articles comme celui de La cybersécurité, c’est votre affaire! est un excellent exemple de cette sensibilisation.
Des cartes d’aide (Facebook Smart card) sont souvent distribuées aux militaires pour les informer des meilleures pratiques de protection. Les autres armées font de même et la vigilance de tous peut sauver des vies. La protection des moyens de communication mobile fait partie des nouvelles réalités.
Soucis de proximité
Dans le passé, la possibilité de rejoindre et d’entendre les hauts dirigeants dans la structure militaire très hiérarchisée n’était pas monnaie courante. Les médias sociaux sont grandement utilisés pour faciliter ce lien et de s’assurer que les messages soient rendus. Ce vidéo du Chef d’état-major strategique du Commandement du personnel militaire représente bien ce type d’initiative.
Les forces canadiennes sont soucieuses de s’assurer que les informations et communiqués atteignent leurs objectifs et les bons auditoires. En retour, il est surprenant de voir la manifestation du pouvoir politique des intervenants sur les médias sociaux. Les réactions de la direction sont généralement prises rapidement en considération afin de démontrer un intérêt envers les opinions et éviter les “crescendo”.
Comme outil, des sondages sont souvent publiés afin d’obtenir les commentaires et valider la satisfaction des lecteurs. Les utilisateurs sont rejoints via les réseaux sociaux pour y participer.
Recrutement
Au niveau du recrutement, les médias sociaux offrent une meilleure accessibilité aux informations. Comme exemple, ils permettent aux utilisateurs de poser directement leurs questions pour obtenir des renseignements ou tout simplement de lire les questions des autres auditeurs afin d’assouvir la curiosité.
Cette vidéo a été vue à 4784 reprises et les questions posées sont répondues rapidement.
TENDANCES DANS LE TEMPS
La présentation “Social media in the CF” décrit l’utilisation des médias sociaux dans les Forces armées canadiennes en 2010 ainsi que les considérations pour une adoption plus large. Elle a été présentée par le centre de Recherche et développement pour la défense Canada région Atlantic.
Dans les prochaines sections, je présenterai ma vision des changements que le web social pourrait apporter aux Forces canadiennes sur trois échelles de temps différentes : un an, cinq ans, et vingt ans (soit environ une génération).
Changements à distance d’un an
À distance d’un an, je ne crois pas qu’ils y aient de modifications significatives de l’utilisation des médias sociaux et des outils de partage. Je crois que les Forces canadiennes sont toujours en mode d’essais et erreurs sur l’utilisation des multiples plateformes pour rejoindre son auditoire.
Il y a un fort intérêt pour l’utilisation des plateformes mobiles et la présentation de courts vidéos pour passer les messages. Cette tendance devrait croître de manière significative.
Il y a eu un lent départ, par les utilisateurs, pour l’utilisation de l’application mobile des Forces canadiennes pour informer des nouveautés et diverses ressources disponibles. Je crois que l’engouement va grandement évoluer, car les informations répertoriées sont de plus en plus appréciées et les discussions entendues sont dans cette direction.
Les technologies associées aux médias sociaux sont influencées par le matériel utilisé. Au niveau des appareils mobiles utilisés par l’organisation, le BlackBerry est encore le produit utilisé pour desservir les utilisateurs nécessitant de la mobilité. La migration possible vers des appareils de type Android sera le précurseur de l’utilisation d’autres applications répondant aux besoins de sécurité exigés.
Changements à distance de cinq ans
À distance de 5 ans, je crois que le Ministère de la Défense nationale / Forces canadiennes tout comme les autres ministères fédéraux valoriseront et vendront l’utilisation d’une structure de médias sociaux d’entreprise. Les initiatives actuelles sont peu diffusées et l’engouement ne se fait pas sentir.
Plusieurs équipes créent leurs propres solutions majoritairement développées à partir des applications disponibles (ex Suite Office). Les risques de bris de sécurité ainsi que de perte d’information dans le temps sont énormes. La nouvelle génération de militaires et d’employé croit et on confiance dans les nouvelles technologies et il devient important de les impliquer dans l’encadrement son développement.
La formation en ligne (e-learning) via les avantages des médias sociaux sera un autre élément ou l’organisation prendra beaucoup de maturité. Dans les nouvelles politiques sur la qualité de vie du soldat, il devient prioritaire de maximiser le nombre de jours ou celui-ci sera présent à la maison. La réduction des formations obligatoires dans les centres d’instruction éloignés via des modules à distance est en constante augmentation. Les technologies de partage se modernisent et il est important d’investir dans cette voie.
Je suis toujours heureux de voir les nouvelles initiatives. Par contre, elles ne pas standardisées. Je crois que les avancées seront significatives la qualité des produits feront un pas de géant.
Enfin, la diminution des courriers électroniques et la migration vers la messagerie instantanée additionnée par de la vidéoconférence seront les nouvelles tendances pour communiquer entre les divers intervenants. L’utilisation de ces outils à partir des postes de travail gagne beaucoup de popularité. L’utilisation de l’application Cisco Jabber en est un bon exemple. D’autres produits sont en essai et je crois qu’une décision sera prise pour standardiser une solution dans les 5 prochaines années.
Changements à distance de vingt ans
Dans la perspective de vingt ans, il y aura d’énormes modifications dans les processus d’affaires. Les Forces canadiennes ne sont pas différentes des autres types d’activités et les futures technologies influenceront grandement les façons de faire. La lecture des références suivantes m’a permis d’évaluer ce que sera le futur dans une prochaine génération.
Références:
- http://www.businessinsider.com/ai-assistants-will-run-our-lives-20-years-from-now-2018-1
- https://www.entrepreneur.com/article/293454
- https://www.futureofeverything.io/expert-predictions-the-future-of-big-data-and-business-20-years-from-now/
Au départ, l’automatisation des activités ne nécessitant pas l’utilisation d’une action humaine sera valorisée. Il y aura un accroissement dans les besoins de “geek” pour programmer, supporter et protéger les diverses opérations. Beaucoup plus de métiers techniques reliés aux technologies seront créés, car les futurs systèmes d’armements et de communication seront connectés en réseau pour faciliter la planification et synchroniser les opérations.
L’intelligence artificielle aura grandement évolué et son utilisation sera répandue tant dans la vie courante que dans les activités professionnelles pour faciliter la prise de décision. Des robots (Bots) seront en mesure de répondre à nos questions en prenant en considération l’ensemble des meilleures informations disponibles, et ce avant même qu’un collaborateur ait eu le temps de répondre sur le média social.
Les frontières, la langue de travail et la distance entre les utilisateurs ne sera plus une problématique. Les futures technologies dérivées des médias sociaux actuels permettront d’être en constante communication, peu importe le lieu de travail. L’évolution des outils de traduction simultanée sera intégrée dans l’ensemble des produits utilitaires et commerciaux.
Enfin, notre santé pourra être suivie en temps réel et nos spécialistes de la santé pourront être en constante communication avec nous lorsque nécessaire. Les services de santé militaires seront en mesure de proposer des solutions préventives individualisées pour permettre une plus longue durée de la carrière.
D’un point de vue humoristique, je suis amateur de Star Trek depuis sa parution comme série télévisée. Il est surprenant de voir que les visions des divers auteurs se sont avérées véridiques. Une analyse des derniers films serait possiblement un bon indicateur des futures tendances des médias sociaux et des technologies dans 20 ans.
CONCLUSION
En conclusion, mon analyse des efforts et actions prises par les Forces canadiennes est plus que positive. Les divers outils disponibles sur le marché et les bonnes pratiques sont utilisés et appliqués. Les réalisations proactives et le suivi des nouvelles influences sont ressentis.
INF 6107 - Le blog de Frank 
